Tudo discutido mas nada resolvido? Se esta é
a sensação com que fica após as reuniões na sua organização talvez valha a pena
reflectir sobre a forma como estão a ser conduzidas.
No dica anterior apresentamos alguns passos
para preparar reuniões produtivas mas isso por si só não chega, é preciso
passar à acção. Sendo assim, ficam aqui sete dicas para conduzir reuniões com a
eficiência e a eficácia desejadas:
1. Comece à hora
Mesmo que não estejam todos na sala, comece a
reunião à hora marcada para cumprir a agenda previamente definida e para não
fazer esperar quem chegou a tempo. Talvez na próxima, os mais atrasados cheguem
a horas.
2. Faça uma boa abertura
Comece por dar as boas-vindas aos participantes
de forma amigável, apresente os objectivos e a agenda da reunião, limite a sua
duração, preveja pausas, se necessário, e determine os papéis dos
participantes.
3. Promova a participação
Naturalmente, o volume de participação do orientador e dos participantes varia muito de acordo com o tipo de reunião. Numa reunião de informação o orientador terá um papel mais activo enquanto numa reunião de expressão serão os participantes a ter esse papel. Independentemente disso, estimule sempre o diálogo aberto e transparente, escute os participantes e valorize as suas intervenções, dessa forma sentir-se-ão mais à vontade e confiantes para dar o seu contributo. Incite, ainda, os participantes mais calados a pronunciarem-se. A ideia é conferir dinâmica à reunião, sobretudo se tiver que ser realizada numa hora crítica, como a hora a seguir ao almoço.4. Registe a reunião
Reformule, estruture e anote a principais
ideias discutidas na reunião, bem como as acções acordadas, podendo usar para o
efeito um documento em formato de acta ou outro que considere mais adequado. O
documento final que daqui resultar deverá ser difundido por todos os
interessados após a reunião.
5. Controle o tempo
Cumpra o tempo definido para cada assunto da
agenda, mantendo o foco de todos os participantes. Evite a todo custo
discussões que não levam a lado algum e proponha a conversa trivial para os
momentos de pausa ou para o final do expediente.
6. Conclua com êxito
Finalize a reunião louvando as contribuições
de todos, ressalte os aspectos positivos que tenham sido alcançados, faça um
resumo final com as principais conclusões, destaque as acções acordadas e deixe
claro quem as irá desenvolver. Por fim, agradeça a presença na reunião, deseje
bom trabalho a todos e mostre-se disponível para o que for necessário.
7. Faça o balanço
Para melhorar a sua técnica, após a reunião
ausculte os participantes no sentido de conhecer a sua opinião sobre a mesma e
o seu processo de condução. Não tenha receio de ser alvo de avaliação, essa é a
melhor forma de caminhar em direcção à excelência.