quarta-feira, 27 de março de 2013

Conduzir reuniões com a eficiência e a eficácia - algumas dicas


Tudo discutido mas nada resolvido? Se esta é a sensação com que fica após as reuniões na sua organização talvez valha a pena reflectir sobre a forma como estão a ser conduzidas.

No dica anterior apresentamos alguns passos para preparar reuniões produtivas mas isso por si só não chega, é preciso passar à acção. Sendo assim, ficam aqui sete dicas para conduzir reuniões com a eficiência e a eficácia desejadas:

 

1. Comece à hora

Mesmo que não estejam todos na sala, comece a reunião à hora marcada para cumprir a agenda previamente definida e para não fazer esperar quem chegou a tempo. Talvez na próxima, os mais atrasados cheguem a horas.

 

2. Faça uma boa abertura

Comece por dar as boas-vindas aos participantes de forma amigável, apresente os objectivos e a agenda da reunião, limite a sua duração, preveja pausas, se necessário, e determine os papéis dos participantes.

 

3. Promova a participação

Naturalmente, o volume de participação do orientador e dos participantes varia muito de acordo com o tipo de reunião. Numa reunião de informação o orientador terá um papel mais activo enquanto numa reunião de expressão serão os participantes a ter esse papel. Independentemente disso, estimule sempre o diálogo aberto e transparente, escute os participantes e valorize as suas intervenções, dessa forma sentir-se-ão mais à vontade e confiantes para dar o seu contributo. Incite, ainda, os participantes mais calados a pronunciarem-se. A ideia é conferir dinâmica à reunião, sobretudo se tiver que ser realizada numa hora crítica, como a hora a seguir ao almoço.

 

4. Registe a reunião

Reformule, estruture e anote a principais ideias discutidas na reunião, bem como as acções acordadas, podendo usar para o efeito um documento em formato de acta ou outro que considere mais adequado. O documento final que daqui resultar deverá ser difundido por todos os interessados após a reunião.

 

5. Controle o tempo

Cumpra o tempo definido para cada assunto da agenda, mantendo o foco de todos os participantes. Evite a todo custo discussões que não levam a lado algum e proponha a conversa trivial para os momentos de pausa ou para o final do expediente.

 

6. Conclua com êxito

Finalize a reunião louvando as contribuições de todos, ressalte os aspectos positivos que tenham sido alcançados, faça um resumo final com as principais conclusões, destaque as acções acordadas e deixe claro quem as irá desenvolver. Por fim, agradeça a presença na reunião, deseje bom trabalho a todos e mostre-se disponível para o que for necessário.

 

7. Faça o balanço

Para melhorar a sua técnica, após a reunião ausculte os participantes no sentido de conhecer a sua opinião sobre a mesma e o seu processo de condução. Não tenha receio de ser alvo de avaliação, essa é a melhor forma de caminhar em direcção à excelência.