terça-feira, 12 de março de 2013

Preparação de uma reunião...que tal umas dicas?


Já alguma vez participou numa reunião que foi um verdadeiro desperdício de tempo, recursos e energia pessoal? Acredito que sim, mas há forma de alterar esse resultado.
Para realizar reuniões produtivas e eficazes comece por investir algum tempo na preparação das mesmas. Siga estes passos...

1. Defina o objetivo e resultado esperado
Pode convocar reuniões para informar, recolher feedback, gerar novas ideias, resolver problemas, tomar decisões, vender... enfim, para diversos fins. Deve procurar transformá-los em objetivos claros, específicos e mensuráveis, pois são eles que justificam a realização da reunião. A ideia é não sair da reunião de mãos a abanar. Afinal, quais são os resultados que espera obter no final da reunião?

2. Liste os assuntos através da técnica ABC
Se optar por tratar vários assuntos numa só reunião, estabeleça prioridades. Para isso, coloque no início da agenda os assuntos de categoria "A - deve tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar", assim não corre o risco de terminar a reunião com os assuntos mais importantes e urgentes por tratar.

3. Identifique os participantes
Convoque as pessoas certas, tendo em conta os objetivos e assuntos da reunião. No caso de serem vários os participantes, identifique um/a moderador/a, um/a secretário/a e os restantes participantes, podendo estes ser permanentes (presentes do início ao fim da reunião) ou temporários (chamados para um momento específico da reunião). Evite ter pessoas na reunião a pensar: "o que estou aqui a fazer?".

4. Defina o local, a data e o horário
O local deve ser adequado ao objetivo, formato e número de participantes da reunião e ter as condições logísticas necessárias ao bom funcionamento da mesma. A data deve ser seleccionada a partir da disponibilidade das pessoas que pretende convocar para a reunião, ausculte-as para evitar a sua ausência com inúmeras desculpas. Procure, ainda, definir a hora de início e de fim da reunião para que as pessoas estejam conscientes da sua duração. Dessa forma, poderão gerir melhor os restantes compromissos. Além disso, pode ser útil atribuir tempo a cada assunto a tratar para evitar dispersão.

5. Faça seguir a convocatória
Elabore e divulgue a convocatória da reunião com informação resultante dos passos apresentados anteriormente. Deve, ainda, acrescentar o nome da pessoa/departamento que convoca a reunião e pode indicar a documentação que os participantes devem levar (se aplicável).

6. Prepare a documentação, a sala e os equipamentos
Providencie um dossier com todos os documentos necessários para a reunião e faça cópias em quantidade suficiente. Coloque as mesas e cadeiras na disposição mais adequada e disponibilize água, papel e caneta. Prepare os materiais e equipamentos essenciais à reunião e procure testá-los com a devida antecedência.